テレワーク

テレワークの「苦手」を乗り越える カンタン4つの戦略

 
こんにちは。Bunshin Naviです!
コミュニケーションまつわる情報をご紹介しているBunshin Naviで今回は「テレワークの4つのポイント」について解説します!

名前

テレワークを始めよう!!
とは言うものの、コミュニケーションが難しい…。そんな方も多いのではないでしょうか?

 

コロナウィルスの流行の影響もあり、テレワークは今やスタンダードになりつつあります。

テレワークには多くのメリットがありますが、
一方でテレワークを苦手と感じる方も多いのではないでしょうか?
対面でのコミュニケーションに比べてオンラインでのコミュニケーションは特に工夫が必要です。

今回は、テレワークの「苦手」を乗り越えるための4つのコミュニケーション戦略

・定期的なミーティング

・様々なコミュニケーションツール

・クリアなコミュニケーション

・フィードバックの促進

に焦点を当てて解説していきます!

 

名前

オリィ研究所のOriHimeは遠隔コミュニケーションロボットです!
テレワークツールとして多くの企業で活用されています!

 

テレワークの普及とその背景

普及の背景とメリット

新型コロナウイルスの流行を受けて、世界中の多くの企業が急速にテレワークを導入しました。これは、従業員の健康と安全を守るため、また社会全体の感染拡大を防ぐための必要不可欠な措置でした。その結果、従業員は自宅で仕事をする機会が格段に増え、従来の働き方が大きく変化することとなりました。

テレワークの導入により、通勤時間がなくなり、より柔軟な働き方が可能になりました。これによって、仕事とプライベートのバランスを取りやすくなり、従業員の満足度が向上したという報告も多くあります。また、オフィスに出勤する必要がなくなったことで、交通費やオフィス運営に関わるコストの削減にも寄与しています。

デメリットはコミュニケーション不足

テレワークがもたらすメリットばかりではありません。コミュニケーションの難しさは、テレワークを取り巻く最も大きな課題の一つと言えるでしょう。オフィスでは、同僚と顔を合わせてコミュニケーションを取ることができ、情報の共有もスムーズに行えますが、テレワークではこのような直接的なコミュニケーションが取りづらくなります。これが原因で、仕事の進捗が把握しにくくなったり、チーム内での誤解が生じやすくなったりすることがあります。

また、テレワークによって、従業員が孤立感を感じることもあります。オフィスでの人間関係は、仕事だけでなく、私生活においても大きな支えとなることが多いです。しかし、テレワークではこれらの人間関係が希薄になりがちであり、これがストレスや不安を引き起こす原因となることがあります。

このように、テレワークは多くの利点を持ちながらも、コミュニケーションの難しさや孤立感といった課題を抱えています。企業や従業員一人一人がこれらの課題に向き合い、解決策を見出していくことが、今後のテレワークの普及と発展のためには不可欠です。

テレワークが苦手な理由

コミュニケーション

テレワークが苦手と感じる人が少なくない現代、その背後には様々な要因が存在します。特に、コミュニケーションの問題は大きなウェイトを占めています。オフィスであれば、すぐに同僚や上司に質問でき、迅速なフィードバックを得ることが可能ですが、テレワーク環境下ではこのような直接的かつ即時的なコミュニケーションが難しくなります。この結果、情報のやり取りがスムーズでなくなり、業務の進捗が見えにくくなることがあります。

仕事とプライベートの切替

テレワークでは、仕事とプライベートの境界が曖昧になりがちです。オフィスで働いている時は、物理的な空間の変化が「仕事モード」と「プライベートモード」の切り替えを助けてくれますが、自宅での仕事ではこの切り替えが難しくなります。このため、仕事の効率が落ちるだけでなく、仕事とプライベートのバランスが崩れやすくなるという問題も生じています。

孤独感

テレワークにおいては、孤独感を感じることも一つの大きな課題です。人間は社会的な生き物であり、同僚とのコミュニケーションは仕事のパフォーマンスを向上させるだけでなく、精神的な安定感を提供してくれます。しかし、テレワークではこれらの人間関係が希薄になりがちで、その結果、孤独を感じやすくなります。これは、長期的には従業員のモチベーション低下や生産性の低下を招くことにも繋がりかねません。

このように、テレワークが苦手と感じる理由は多岐にわたりますが、中でもコミュニケーションの問題は最も深刻な影響を及ぼしていると言えるでしょう。今後、より多くの人がテレワークを快適に、効果的に進められるように、これらの課題に対する解決策を見つけていくことが重要です。

テレワークにおけるコミュニケーションの重要性

コミュニケーションの量と質

テレワーク環境下での業務効率と従業員の満足度を向上させるためには、コミュニケーションの質と量を確保することが極めて重要です。これにより、チーム内での認識の齟齬を防ぎ、効率的な業務運営を実現することが可能になります。オンラインミーティングやチャットツールを利用して、同僚や上司とのコミュニケーションを積極的にとることで、情報の共有と理解がスムーズに進みます。

具体的には、オンラインでのミーティングを定期的に開催し、各メンバーの業務進捗や課題を共有することが重要です。これにより、チーム内での情報の透明性が高まり、誤解や不明点が生じにくくなります。また、チャットツールを活用することで、短いメッセージや質問を気軽に送ることができ、迅速なコミュニケーションが可能になります。

非言語の感情表現

テレワークにおけるコミュニケーションは、顔を合わせてのコミュニケーションとは異なり、表情や声のトーンなどの非言語的要素が失われがちです。このため、誤解が生じやすくなるとともに、コミュニケーションの質が低下する恐れがあります。この点を踏まえ、ビデオ通話を利用することで、非言語的要素を取り入れる努力が求められます。

さらに、テレワークにおいては、コミュニケーションを通じてチームの一体感を保つことが重要です。物理的に離れた場所で仕事をしていると、チームメンバーとの連帯感が薄れがちになりますが、定期的なコミュニケーションを通じてお互いの存在を感じることで、チームの結束力を保つことができます。

以上の点からもわかるように、テレワークを円滑に進めるためには、コミュニケーションが不可欠です。技術的なツールを上手に活用し、コミュニケーションの質を高めることで、テレワークにおける生産性と満足度の向上を実現することができるでしょう。

テレワーク改善 カンタン4つの戦略

効果的なコミュニケーションは、テレワークにおいて非常に重要な要素となっています。そのため、チーム内のコミュニケーションを改善し、より円滑な業務運営を実現するためには、具体的な方法を取り入れる必要があります。

定期的なミーティング

チームのコミュニケーションを強化し、全員が同じ方向を向いて作業を進めるためには、定期的なミーティングの設定が不可欠です。これにより、チームメンバー間での情報共有が促進され、それぞれの業務進捗や直面している課題についてお互いに理解を深めることができます。また、週次や月次で行われるチームミーティングは、チームとしての一体感を醸成し、メンバー同士の信頼関係を築く助けとなります。

アジェンダとフォローアップ

ミーティングを効果的に活用するためには、事前のアジェンダ設定と事後のフォローアップが重要です。アジェンダを共有し、ミーティングの目的と期待されるアウトプットを明確にすることで、時間を有効に利用しやすくなります。また、ミーティング後には、決定事項や次のアクションステップを文書化し、全員がアクセスできる場所に共有することで、認識の齟齬を防ぎ、効率的な進行をサポートできます。

1on1ミーティング

定期的な1対1のミーティングの設定も、チームの健全なコミュニケーションを促進するうえで重要な役割を果たします。これにより、個々の従業員との直接的なコミュニケーションが可能となり、パーソナライズされたフィードバックやサポートを提供する機会が生まれます。個人のキャリアの目標やモチベーション、業務上の懸念などを深堀りし、より効果的なサポートを提供することができます。このプロセスを通じて、従業員のエンゲージメントと満足度が向上し、結果としてチーム全体のパフォーマンスが高まるでしょう。

こうした定期的なミーティングの設定と運営は、テレワークが常態化する現代においては特に重要です。物理的な距離があるため、お互いの状況を把握しにくくなりがちですが、定期的なミーティングを通じてコミュニケーションを取ることで、チームメンバー間のつながりを維持し、効果的な協働を実現することができます。

様々なコミュニケーションツールを使う

各ツールの最適な利用

コミュニケーションの効率化と効果の最大化のためには、様々なコミュニケーションツールの適切な利用が欠かせません。メール、チャット、ビデオ通話といった様々なツールが日常的に利用されていますが、これらを状況に応じて最適な方法で使用することが重要です。たとえば、緊急性が要求される短いやり取りや確認事項ではインスタントメッセージングツールが適しており、複雑な内容や深い議論、意思決定のプロセスではビデオ通話を利用すると効果的です。

コミュニケーションツールの選択は、テレワークにおいて特に重要な要素となります。物理的な距離があるため、コミュニケーションの障壁が生じやすく、そのために最適なツールの選択が求められます。例えば、急ぎで回答が必要な場合や短い確認事項であれば、即時性の高いチャットツールを利用することで迅速なコミュニケーションが可能となります。一方で、プロジェクトの進捗報告やチームミーティングなど、顔を見ながらコミュニケーションをとる必要がある場合にはビデオ通話を利用することで、より効果的な情報の共有と理解が促進されます。

利用者のスキルを考慮

コミュニケーションツールを選択する際には、利用者の技術的なスキルや利用環境も考慮する必要があります。すべてのチームメンバーがスムーズにツールを利用できるように、使い勝手が良く、アクセスが容易なツールを選択することが大切です。また、セキュリティやプライバシーの観点からも信頼性の高いツールを選ぶことが重要です。

テレワークを成功させるためには、様々なコミュニケーションツールを効果的に活用し、チームメンバーとの円滑なコミュニケーションを実現することが不可欠です。それぞれのツールの特性を理解し、状況に応じて適切に使い分けることで、テレワーク環境下でも効率的でクリアなコミュニケーションを実現することができるでしょう。

最新ツールの活用

また最近ではOriHime(コミュニケーションロボット)やMetaLife(バーチャル空間)を活用したテレワークも増えてきています。

テレワークロボット「OriHime」とは?

クリアなコミュニケーション

クリアなコミュニケーションを心がけることは、テレワーク環境下での作業効率やチーム内の円滑な協力を実現するために非常に重要です。メッセージを明瞭かつ簡潔にし、相手が理解しやすいように心がけることで、誤解や曖昧さを防ぎ、スムーズなコミュニケーションを促進することができます。

感情表現

テレワークでは、対面でのコミュニケーションが難しく、非言語的な手がかりを読み取ることができません。そのため、言葉の選び方や文脈を明確にし、意図を正確に伝えることが求められます。例えば、メールやチャットでのやりとりでは、感情のニュアンスを正確に伝えるために絵文字を使ったり、誤解を防ぐために余分な情報を提供したりすることが有効です。

環境づくり

テレワーク環境下では、個々のメンバーが孤立してしまう可能性があります。そのため、クリアなコミュニケーションを通じて、チーム内での信頼関係を築き、オープンなコミュニケーションを促進することが大切です。メンバーがお互いに意見や感想を自由に表現できる環境を作り、活発なディスカッションを奨励することで、チーム全体のクリエイティビティと生産性を向上させることができます。

クリアなコミュニケーションを心がけることで、テレワーク環境下でも、チームメンバーとの強固な関係を築き、効率的かつ効果的な作業が可能となります。また、誤解を防ぎ、問題解決をスムーズに進めることができるため、テレワークの課題を克服し、より良い働き方を実現するための鍵となるでしょう。

フィードバックの促進

フィードバックの促進は、テレワーク環境下においても非常に重要な役割を果たし、コミュニケーションの質を大きく向上させることができます。積極的にフィードバックを求めることで、自分自身やチームの業務プロセスを見直し、改善点を明確にすることが可能となります。また、フィードバックを受け入れることで、自己認識を深め、コミュニケーションスキルを磨くことができるため、結果としてチーム全体のパフォーマンスを向上させることが期待できます。

オープンマインドで

フィードバックを受ける際には、オープンな心を持ち、批判ではなく構築的な意見として捉えることが重要です。これにより、フィードバックが成長の機会となり、個人やチームがより良い方向へと進化していくことができます。また、フィードバックを提供する際には、相手の立場を考え、ポジティブな形で伝えることが大切です。これにより、相手はフィードバックを受け入れやすくなり、コミュニケーションがスムーズになります。

テレワーク環境下では、物理的な距離があるため、コミュニケーションの障壁が生じやすいです。しかし、フィードバックの促進を通じてコミュニケーションの質を高めることで、これらの障壁を乗り越え、チームメンバー間の信頼関係を築くことができます。結果として、業務の効率化と従業員の満足度向上が実現し、企業全体の生産性の向上に繋がるでしょう。

個人の成長やチームの発展にも

フィードバックの促進は、テレワーク環境下におけるコミュニケーションの改善だけでなく、個人の成長やチームの発展にも寄与します。このプロセスを通じて、チームメンバーはお互いをより深く理解し、協力して目標に向かって努力することができます。最終的には、これらの取り組みが企業文化の向上と組織全体の競争力の強化に繋がるでしょう。フィードバックの促進は、テレワークの成功に欠かせない要素であり、効果的なコミュニケーションを通じて業務をスムーズに進めるための重要なステップと言えるでしょう。

名前

まとめ

テレワークは、新しい働き方として多くの可能性を秘めていますが、コミュニケーションの課題も存在します。これらの課題を乗り越えるためには、積極的かつ効果的なコミュニケーションが必要です!

【カンタン4つの戦略】

・定期的なミーティング

・様々なコミュニケーションツール

・クリアなコミュニケーション

・フィードバックの促進

テレワークが苦手な方々も、これらの方法を試してみることで、より快適で生産的なテレワークライフを送ることができるでしょう!

最新ツールもどんどん出てきています! 例えばボク、OriHimeも使ってみてね!

 

 

結局テレワークって効果的?テレワークのメリット・デメリットを紹介!

 

こんにちは。テレワーク向けロボットOriHimeを手掛けるオリィ研究所の運営するBunshin Naviです!
コミュニケーションまつわる様々な情報をご紹介しているBunshin Naviでは、今回は「テレワークのメリット・デメリット」について解説します!

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コロナの影響もあり、テレワークが今やスタンダードになったという企業も多いのではないでしょうか?

 
しかしその一方で、「結局、テレワークって効果的?」という疑問も多く聞きます。
実際に”完全テレワーク”から”毎日出社”に戻っている方がいらっしゃるとの話も・・・。

今日はそんなテレワークの効果に疑問を持つ皆様向けに、テレワークロボットを提供しているオリィ研究所が、企業・従業員 両方の視点から「テレワークのメリット・デメリット」について解説します!

 

企業視点で見たテレワークのメリット

テレワークは企業にとって多くのメリットをもたらします。以下の表は、省庁の情報を基にした企業の視点からの主なメリットです。それでは主なポイントについて解説していきます!

表.テレワークの導入目的(企業)

出展:総務省 平成30年版 情報通信白書 テレワークによる働きやすい職場の実現

生産性の向上

労働時間の効率化

日本の総務省による報告では、テレワークが労働時間の効率化に寄与していることが示されています。通勤時間の削減により、従業員はより多くの時間を実際の業務に充てることができます。これは、生産性の向上に直結し、業務の質や量の向上をもたらします。

ワークライフバランスの改善

テレワークによるワークライフバランスの改善は、従業員の満足度とモチベーションを高め、それが生産性の向上につながります。厚生労働省のデータでは、テレワークが従業員のストレス軽減に寄与し、それが生産性向上につながることが示されています。

フレキシブルな働き方

厚生労働省の情報によれば、テレワークは従業員にフレキシブルな働き方を提供し、それが生産性の向上に寄与します。個々の従業員が自分に最適な時間や環境で働くことができ、これが作業の効率化につながります。

オフィスの維持費削減

オフィススペースの縮小

テレワークの普及に伴い、企業はオフィススペースを縮小することが可能になります。実際に従業員がオフィスに出勤する必要性が減少するため、オフィスの広さを減らすことで賃貸費用を削減できます。日本の経済産業省のデータや報告には、テレワーク導入企業がオフィススペースの削減に成功し、それに伴い賃貸費用が減少した具体例が記載されている場合があります。

光熱費の削減

オフィスの使用頻度が減ることで、光熱費の削減も見込めます。オフィスの照明、暖房・冷房などのエネルギー使用量が減少するため、これらの費用が大幅に削減される可能性があります。厚生労働省の報告などで、テレワークによるエネルギー消費の減少に関するデータが提供されていることがあります。

その他の経費削減

テレワークによっては、オフィス用品や設備のメンテナンスコストも削減できます。オフィスにいる従業員の数が減少すると、オフィス用品の消耗率も下がり、長期的に見てコスト削減に繋がります。また、定期的な設備のメンテナンスやアップデートに要する費用も削減される可能性があります。

採用の募集範囲拡大

地方での就労機会の拡大

内閣府の調査によれば、テレワークは、都市部の企業に就労しながら地方で生活することを可能にします。これにより、企業は地理的な制約を超えて地方の人材を採用できるようになります。地方での生活を望む人々も、都市部の企業で働く機会を得ることができるため、採用の募集範囲が拡大します​​。

 

政府のテレワーク推進政策による労働市場の変化

政府のテレワーク推進政策は、労働市場における採用の地理的な制約を緩和します。特に、地方での採用が容易になることで、企業は全国的な規模での人材確保が可能になります。これにより、企業は地域にとらわれず、より幅広い人材プールから適切な候補者を見つけることができます​​。

表.労働生産性向上目的でテレワークを導入した企業による効果の認識

出展:総務省 平成30年版 情報通信白書 テレワークによる働きやすい職場の実現

従業員視点で見たテレワークのメリット

テレワークは、従業員にとって多くのメリットをもたらします。以下は、省庁の情報を基にした従業員の視点からの主なメリットです。それでは主なポイントについて解説していきます!
表.テレワークを利用する/したいと考える理由(複数回答)

出展:総務省 平成30年版 情報通信白書 テレワークによる働きやすい職場の実現

 

ワークライフバランスの向上

テレワークにより、従業員は仕事と私生活のバランスを取りやすくなります。通勤時間が削減されることにより、個人の趣味や家族との時間など、プライベートな活動により多くの時間を費やすことが可能になります。この結果、仕事への集中力も高まり、全体的な生活の質が向上します。厚生労働省の報告によれば、テレワークは従業員のワークライフバランスの充実に寄与しています。

  • 時間の柔軟性:テレワークでは通勤時間が削減され、従業員は自分の時間をより柔軟に管理できます。朝早くから遅くまで働く必要がないため、仕事と家庭や趣味の両立がしやすくなります。これにより、家族や趣味に時間を割り当て、ワークライフバランスを実現します。
  • ストレスの軽減:通勤ストレスやラッシュアワーの混雑から解放されるため、仕事に対するストレスが軽減します。心地よい環境で作業できるため、メンタルヘルスの向上にも寄与します。
  • 自己ケアの時間:テレワークは従業員にとって自己ケアの時間を確保する機会を提供します。運動や健康的な食事の時間を作ることができ、健康維持に寄与します。
  • 家族との時間:自宅で仕事をすることで、家族との時間が増えます。昼食や休憩時間に家族とコミュニケーションを取ることができ、家庭生活との調和が図れます。

健康面のメリット

テレワークは従業員の健康面にもメリットをもたらします。特に、通勤時のストレスの軽減や、自宅での快適な作業環境により、心身の健康を維持しやすくなります。通勤時の混雑や交通トラブルから解放されることで、従業員はストレスフルな状況を避けることができます。自宅での勤務により、健康的な食事をとる時間や運動する時間が増えることも期待されます。厚生労働省のデータには、テレワークが従業員の健康管理に寄与していることが示されています。

  • 自宅での快適な環境: 自宅での作業環境は、従業員の快適さを考慮したものです。快適な椅子やデスク、良好な照明条件などが、体の健康に貢献します。
  • 通勤ストレスの軽減: 通勤時のストレスや混雑から解放されることで、心身のストレスが軽減します。ストレスの軽減は免疫力を高め、健康をサポートします。
  • 運動の機会: 通勤時間が削減されることで、従業員は運動する時間を増やすことができます。ウォーキングやジョギングなど、運動習慣の確立に貢献します。
  • 健康的な食事: 自宅での勤務により、健康的な食事をとる時間が確保できます。外食の機会が減少し、栄養バランスの取れた食事が容易になります。

時間の有効活用

テレワークにより、従業員は時間をより有効に活用できます。通勤に費やされていた時間が作業時間や自己啓発の時間として利用できるため、仕事の効率が向上します。さらに、フレキシブルな働き方により、個人の生活リズムに合わせた業務が可能になります。時間の有効活用は、従業員の生産性向上につながります。通勤時間を削減することで、朝の仕事への集中度が高まり、業務の効率が向上します。

  • 通勤時間の削減: 通勤にかかる時間がゼロまたは短縮されるため、通勤時間を有効に活用できます。朝の準備や通勤の手間を省略し、時間を節約できます。
  • 自己啓発の時間: 通勤時間や移動時間が減少することで、自己啓発の時間を確保できます。書籍の読書、オンラインコースの受講、新しいスキルの習得などが可能です。
  • フレキシブルなスケジュール: テレワークはフレキシブルな働き方を可能にします。従業員は自分の生活リズムに合わせて作業スケジュールを調整し、生産性を向上させることができます。
  • 家事や買い物の効率化: 自宅で仕事をすることで、家事や買い物を効率的に行う時間が確保できます。これにより、家庭との調和が図れます。

 

テレワークのデメリット

コミュニケーションの困難

テレワークの導入には多くの利点がありますが、同時にデメリットも存在します。その中で最も顕著なデメリットの1つは、コミュニケーションの困難さです。オフィスでの直接の対面コミュニケーションが減少するため、情報共有やチーム協力が難しくなることがあります。特にプロジェクトの進行や意思決定において、対面コミュニケーションが重要な場面が多いです。

孤独感とストレス

テレワークは孤独感やストレスを引き起こす可能性があります。オフィスでの人間関係や社交的な交流が減少するため、従業員は孤立感を感じることがあります。また、仕事とプライベートの境界が曖昧になり、ストレスが蓄積することがあります。企業は、従業員の心理的な健康をサポートするためのプログラムやリソースを提供することが大切です。

 

効果的なテレワークを実現するために最適なソリューション

これら問題に対処するために、コミュニケーションロボットの活用という選択肢があります。


コミュニケーションロボットは、「オンラインミーティングを開くほどではないが、チャットツールだけでは伝えきれない」時に役立ちます。対面コミュニケーションのメリットでは当たり前だったちょっとした質問や雑談。出社していないメンバーがコミュニケーションロボットに常時ログインして、出社メンバーとちょっとした雑談や質問をすることで、出社時と同じようなコミュニケーション効果が期待できます。

例えば、OriHimeはオリィ研究所が提供するテレワークロボットですOriHimeを使えば、自宅に居ながらオフィスでのリアル会議参加やちょっとした会話をすることが可能で、実際にテレワーク用ロボットとして活用が進められています。

国立研究開発法人 国立環境研究所でのOriHime導入事例はこちらから!

 

まとめ

テレワークには多くのメリットがあります。企業にとっては生産性向上オフィス維持費の削減採用範囲の拡大などが挙げられます。従業員にとってはワークライフバランスの向上、健康面でのメリット、時間の有効活用、仕事への集中力向上が期待されます。

しかし、テレワークにはコミュニケーションの困難さ、セキュリティの問題、作業効率の低下、孤独感とストレスといったデメリットも存在します。これらの課題に対処するために、様々な工夫をする必要がありますが、その中の一つとして、コミュニケーションロボットの活用があります。

OriHimeは「オンラインミーティングを開くほどではないが、チャットツールだけでは伝えきれない」コミュニケーションの時など非常に効果的です。
こういったコミュニケーションロボットを活用することで、より自由な働き方の実現を目指してみてはどうでしょうか?

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テレワークツールとしてOriHimeも是非ご検討してみてください!